Kalender#

Der IServ-Kalender bietet die Möglichkeit private, gruppenbezogene oder schulöffentliche Termine zu verwalten. Die schulöffentlichen Termine werden den Benutzern bei der Anmeldung angezeigt und können einfach in eine Schulhomepage integriert werden. Es besteht die Möglichkeit den Kalender mit dem Heim-PC oder mobilen Geräten zu synchronisieren.

../../_images/overview1.png

Hauptansicht#

Die Hauptansicht zeigt alle Termine. Mit dem Pfeil nach links und Pfeil nach rechts, oben links, kann je nach ausgewählter Ansicht vor und zurück gewechselt werden. „Tag, Woche, Monat, Terminansicht“ wechseln entsprechend die Ansicht. Mit einem Klick auf Heute springen Sie in der aktiven Ansicht zum aktuellen Datum.

Schnellkalender#

Zum schnellen Navigieren wird in der Seitenleiste ein Monatskalender angezeigt. Dieser läuft unabhängig von der Hauptansicht. Diese wechselt erst, wenn man dort einen Tag anklickt.

Terminverwaltung#

Das Interface bietet eine Reihe von schnellen Möglichkeiten zum Anlegen und Verwalten von Terminen:

Monatsansicht#

Ein neuer Termin kann durch Anklicken eines Tages oder durch Markieren mehrerer Tage angelegt werden. Ein bestehender Termin kann per Maus auf einen anderen Tag verschoben werden.

Wochen-/Tagesansicht#

Ein neuer Termin kann durch Anklicken eines Zeitblocks oder durch Markieren eines größeren Zeitfensters angelegt werden. Ein bestehender Termin kann per Maus verschoben oder verlängert werden. Im oberen Bereich können ganztägige Termine per Klick erstellt werden.

Neuen Termin anlegen#

Beim Anlegen öffnet sich ein kleines Popup, indem Start- und Endzeit schon vorbelegt sind. Nun reicht es einen Betreff anzugeben und ggf. den Zielkalender auszuwählen. Mit einem Klick auf Erweiterte Optionen kommt man zur Vollansicht des Termins.

../../_images/new1.png

Termine#

Termine bieten folgende Einstellungen:

  • Betreff: Der Titel des Termins

  • Kalender: Der Zielkalender

  • Kategorie: Eine optionale Kategorie (siehe Kategorien)

  • Standort: Wo der Termin stattfindet

  • Anfang: Die Startzeit

  • Ende: Die Endzeit

  • ganztägig: Ob ein Termin über den ganzen Tag geht

  • Beschreibung: Eine ausführliche Beschreibung

  • Mich anzeigen als: Für eine Terminfindung kann man wählen, ob man während des Termins verfügbar ist oder nicht.

  • Privatsphäre: Wenn der Kalender mit anderen Nutzern geteilt wird, kann man hier die Sichtbarkeit der Termine genau regeln. (Diese Auswahl gilt nur, wenn man seinen Kalender mit anderen Nutzern teilt. Termine sind nie für alle Benutzer öffentlich sichtbar.)

    • Sichtbar: Alle Termindetails sind sichtbar. Dies ist die Standardeinstellung für alle IServ-Kalender.

    • Vertraulich: Es wird angezeigt, dass ein Termin existiert, jedoch sind keine weiteren Details (wie Betreff, Beschreibung etc.) sichtbar.

    • Privat: Der Termin ist komplett unsichtbar.

  • Erinnerungen hinzufügen: Per Benachrichtigung an den Termin erinnern lassen. Siehe Terminerinnerungen

  • Teilnehmer einladen: siehe unter Teilnehmer einladen

  • Wiederkehrenden Termin einrichten: Dies blendet weitere selbsterklärende Optionen ein, um einen wiederkehrenden Termin zu definieren. Mit der Auswahl Nicht wiederholen kehrt man zu einem einfachen Termin zurück.

Termine bearbeiten#

Um einen Termin zu bearbeiten klicken Sie den entsprechenden Eintrag in der Kalenderansicht an. Klicken Sie dann auf Bearbeiten. Jetzt stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung die auch unter Termine beschrieben sind. Handelt es sich bei dem zu bearbeitenden Termin um einen wiederkehrenden Termin müssen Sie sich entscheiden, ob Sie nur Diesen Termin, Diesen Termin und alle fortführenden oder Alle Termine bearbeiten wollen.

Termine löschen#

Um einen bestehenden Termin zu löschen, klicken Sie den entsprechenden Termin in der Kalenderansicht an. Klicken Sie dann auf Löschen. Handelt es sich dabei um einen wiederkehrenden Termin müssen Sie dann noch entscheiden ob Sie nur Diesen Termin löschen oder Alle Termine löschen wollen.

Termine kopieren#

Beim Bearbeiten von bestehenden Terminen hat man zudem die Möglichkeit den Eintrag in einen anderen Kalender zu kopieren. Bei wiederkehrenden Terminen geht dies nur wenn man zuvor Alle Termine angeklickt hat. Bei der Bearbeitung eines einzelnen Termins einer Serie ist es nicht möglich diesen Termin in einen anderen Kalender zu kopieren.

Terminerinnerungen#

Um per Benachrichtigung an einen Termin erinnert zu werden, kann ein Zeitpunkt für die Erinnerung festgelegt werden. Es gibt voreingestellte Abstände zwischen Erinnerung und Terminstart zur Auswahl, aber auch die Möglichkeit einen benutzerdefinierten Zeitpunkt oder Abstand zum Terminstart festzulegen. Es ist auch möglich mehrere Erinnerungen für einen Termin einzustellen.

../../_images/alarms.png

Angezeigt werden die Erinnerung zum eingestellten Zeitpunkt als Benachrichtigung in der oberen rechten Ecke. Außerdem werden diese auch von vielen Drittanbieter-Kalenderanwendungen angezeigt.

Möchte man keine Benachrichtigungen vom Kalender erhalten, kann man diese unter Profil → Benachrichtigungen → Einstellungen → Browser: Abonnements abwählen.

Teilnehmer einladen#

Zu jedem Termin können weitere Teilnehmer eingeladen werden. Als Eingabe dienen die E-Mail-Adressen, Verteilerlisten werden nicht unterstützt. Jeder Teilnehmer erhält eine Termineinladung per E-Mail und kann den Termin darüber in seinen eigenen Kalender übernehmen. Wenn Sie einen Termin mit zusätzlichen Teilnehmern aktualisieren oder löschen, werden die Teilnehmer automatisch über die Änderung informiert. IServ unterstützt auch das Einladen von Gruppen. Jedes Gruppenmitglied kann den Termin in seinen eigenen Kalender übernehmen. Nutzer mit dem entsprechenden Schreibrecht können den Termin in den Gruppenkalender eintragen. Bei Einladungen an Gruppen werden die drei Optionen Annehmen, Vielleicht oder Ablehnen nicht angeboten.

Termineinladungen#

Termineinladungen werden per E-Mail versandt. Sie können dann entweder in der E-Mail

../../_images/invitation_in_mail.png

oder im Kalender unter Einladungen angesehen werden.

../../_images/dropdown.png

Es gibt drei Optionen, um auf die Termine zu reagieren: Annehmen, Vielleicht oder Ablehnen. Sie können diese Einladungen auch ohne Reaktion mit einem Klick auf den Mülleimer löschen. Wenn Sie auf eine Termineinladung reagiert haben, wird diese in Ihrem Kalender gespeichert. Sie können dann mit einem Klick auf den Termin in Ihrem Kalender Ihren Teilnahmestatus ändern und sehen, wie alle Teilnehmer auf den Termin reagiert haben.

../../_images/invitation_in_calendar.png

Sobald sich der Termin in Ihrem Kalender befindet, wird dieser an per E-Mail erhaltene Aktualisierungen angepasst.

Kalenderverwaltung#

Klicken Sie zum Verwalten des Kalenders auf Einstellungen. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Kalender verwalten#

Hier können Sie die Abonnements verwalten, eigene Kalender erstellen und freigeben, Farben für die einzelnen Kalender vergeben und persönliche Kategorien erstellen. Mit den einzelnen Menüeinträgen oben können Sie die verschiedenen Bereiche aufrufen.

Verwalten#

Hier werden Ihnen alle für Sie zur Verfügung stehenden Kalender aufgelistet. Wurde Ihnen ein Kalender freigegeben können Sie diesen hier abonnieren. Ein bestehendes Kalenderabonnement können Sie löschen, indem Sie den entsprechenden Eintrag markieren und dann auf das rote X klicken. In der Spalte Adresse finden Sie die CalDAV-Adresse mit der Sie den entsprechenden Kalender in einer beliebigen Kalenderanwendung, zum Beispiel Mozilla Thunderbird, synchronisieren können.

Details zu einem Kalender können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie den entsprechenden Eintrag anklicken. Hier wird Ihnen der Name des Kalenders angezeigt. Mit der Option Aktiv bestimmen Sie, ob die entsprechenden Termine in der Kalenderübersicht angezeigt werden oder nicht. Außerdem können Sie hier die Farbe der Einträge dieses Kalenders bestimmen. Übernehmen Sie vorgenommene Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

Freigaben#

Hier haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrere eigene Kalender an andere Benutzer oder Gruppen freizugeben.

Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Freigabe auf Hinzufügen.

Geben Sie dann entweder den Namen eines Benutzers oder eine Gruppe an. Wählen Sie den freizugebenden Kalender aus und entscheiden dann, ob Sie den Kalender nur lesend oder mit Schreibrechten freigeben wollen. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Sie können die Freigabeeinstellungen jederzeit ändern, wenn Sie eine bestehende Freigabe anklicken. Um eine Freigabe zu löschen markieren Sie den entsprechenden Eintrag und klicken dann auf das rote X.

Eigene Kalender#

Hier können Sie sich beliebig viele eigene Kalender erstellen. Klicken Sie zum Erstellen auf Hinzufügen und geben dann einen Namen für den neuen Kalender ein. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Einen bestehenden eigenen Kalender können Sie löschen, wenn Sie den entsprechenden Eintrag markieren und dann auf das rote X klicken.

Abonnements#

Über diese Abonnements können externe Kalenderdateien im iCalendar-Format (.ics oder .ical) in den persönlichen IServ-Kalender integriert werden. Diese müssen öffentlich über HTTP(S) erreichbar sein. Der Server lädt die Dateien in regelmäßigen Abständen und gleicht Aktualisierungen ab. Wenn sich die externe Quelle selten ändert, empfiehlt sich stattdessen ein Import.

Plugins#

Das Modul bietet eine Schnittstelle für so genannte Plugin-Kalender. Diese bieten anderen Modulen die Option sich in das Kalendermodul einzuhängen und dem Nutzer weitere Termine direkt in der Kalenderansicht anzeigen. Folgende Plugin-Kalender stehen zur Verfügung:

  • Aufgaben: Zeigt Abgabetermine der Aufgaben an

  • Ferien und Feiertage: Zeigt Ferien und Feiertage an

Bemerkung

Über Verwaltung → System → Konfiguration: Modul – Kalender können Ferien und Feiertage einzeln deaktiviert werden.
Ferien und Feiertage werden auf Basis der Einstellung „Allgemein → Region“ angezeigt.
  • Geburtstage: Zeigt Geburtstage aus dem persönlichen Adressbuch an

  • Klausuren: Zeigt Klausurtermine an

Einige der Plugin-Kalender bieten die Möglichkeit Link-Freigaben im iCalendar-Format zur Einbindung in externe Kalenderanwendungen bereitzustellen. Diese sind am Hand-Symbol in der rechten Spalte der Übersicht zu erkennen:

../../_images/plugins.png

Wählen Sie einen solchen Plugin-Kalender aus, finden Sie in den Details den Link zum Freigeben. Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt Link-Freigaben.

Kategorien#

Kategorien sind im Rahmen der Kalenderstandards eine Freitextangabe. Jeder Nutzer kann dort beliebige Angaben machen. Zur Vereinfachung können oft genutzte Kategorien gespeichert und mit einer Farbe versehen werden. Diese wird in der Kalenderansicht als Indikator bei Terminen zusätzlich angezeigt. Die Hauptfarbe eines Termins wird weiterhin durch die Kalenderfarbe bestimmt. Alle angelegten Kategorien werden via Auto-Vervollständigung bei der Eingabe der Kategorie zur Verfügung gestellt.

Administratoren können globale Kategorien definieren. Es ist zudem zu beachten, dass nachträgliche Änderungen an den Kategorie-Vorgaben keine bestehenden Termine betreffen.

Importieren#

Der IServ-Kalender unterstützt den Import von bestehenden Kalendern. Dazu kann eine Datei im iCalendar-Format (.ics oder .ical) hochgeladen und in einen Kalender importiert werden.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche Vorschau anzeigen werden die einzelnen Termine der Datei angezeigt und Sie haben die Möglichkeit diese zu markieren, um nur bestimmte Dateien in den ausgewählten Kalender zu übernehmen.

Bemerkung

Bei großen Dateien mit mehr als 50 Terminen ist eine Anzeige und Auswahl der einzelnen Termine leider nicht möglich.

Ein Import ist eine einmalige Übernahme der Daten.

Globale Kategorien#

Nutzer mit dem Recht Globale Einstellungen verwalten können zur besseren, schulweiten Kalenderorganisation auch globale Kategorien definieren. Kein Nutzer ist jedoch gezwungen, diese zu nutzen. Wegen der nutzerspezifischen Farben können keine Farben vorgegeben werden.

Zusätzliche Optionen#

Gruppenkalender (de)aktivieren#

Administratoren haben die Möglichkeit über die IServ-Gruppenverwaltung das Gruppenmerkmal „Gruppe hat Kalender“ zuzuweisen bzw. zu entfernen. Das Merkmal ist standardmäßig für alle Gruppen gesetzt.

Öffentlicher Kalender#

Der schulöffentliche Kalender wird als schlüsselgeschützter iCalendar-Feed (ICS) für die weitere Nutzung bereitgestellt. Darüber kann der Kalender zum Beispiel in eine Schulhomepage integriert werden. Den entsprechenden Link kann jeder Nutzer, der über das „Schreibrecht für den öffentlichen Kalender“ verfügt, in der Kalenderverwaltung einsehen. Der Schlüssel wird einmalig für jeden IServ zufallsgeneriert.

Synchronisation#

Der Kalender unterstützt eine vollständige Synchronisation von Terminen über das CalDAV-Protokoll. Dieser Standard wird von allen großen Anbietern (außer Microsoft) unterstützt. Im Gegensatz zum einfachen Export/Import werden die Daten echt synchronisiert und nur Veränderungen zwischen Client und Server ausgetauscht. Daher kann der IServ-Kalender sowohl mit Desktopanwendungen (wie Thunderbird mit Lightning, iCal; nicht aber Outlook) als auch mit den meisten mobilen Endgeräten genutzt werden. Zu beachten ist, dass man je nach eingesetzter Software jeden Kalender (privat, Gruppe, öffentlich) separat einbinden muss. Bei Produkten von Apple muss man in der Regel nur die Domain sowie Nutzer und Passwort angeben. Dann werden alle verfügbaren Kalender automatisch erkannt.

Üblicherweise benötigt man folgende Daten:

  • URL: Die URL entspricht dem Schema https://mein-iserv.de/caldav/kalender, wobei /kalender wie folgt ersetzt werden muss:

    • Für Benutzer: /nutzeraccount/home/ wie z.B. /max.mustermann/home/

    • Für Gruppen: /gruppenaccount/calendar/ wie z.B. /klasse.11/calendar/

    • Öffentlich: /+public/calendar/

    Der eigene Kalender von Max Mustermann wäre also über https://mein-iserv.de/caldav/max.mustermann/home/ erreichbar. Die genauen URLs für Ihren IServ können über die Kalenderverwaltung abgerufen werden.

  • Nutzer/Passwort: Diese entsprechen den IServ-Zugangsdaten.

Unterstützung#

  • Android: Es wird eine kostenpflichtige App wie z.B. CalDAV-Sync, CalendarSync oder DAVdroid benötigt.

  • Apple: iCal und iPhone/iPad unterstützen CalDAV nativ.

  • Microsoft: Outlook benötigt eine kostenpflichtige Zusatzsoftware wie z.B.

    Diese Produkte wurden nicht explizit mit IServ getestet, versprechen aber eine korrekte CalDAV-Anbindung für Outlook.

  • Mozilla: Das Kalenderplugin Lightning für Thunderbird unterstützt CalDAV nativ.

Häufige Fragen#

Warum habe ich mit iOS keinen Schreibzugriff auf meinen Gruppenkalender?#

Apple versteht leider die vergebenen Rechte nicht. Alle Gruppenmitglieder erhalten Leserechte über die Gruppe. Wenige Nutzer, die über das Schreibrecht verfügen, erhalten den Schreibzugriff. Für Apple müsste dies umgedreht werden: Alle Gruppenmitglieder erhalten Schreibzugriff und jeder einzelne Nutzer, der kein Schreibrecht hat, wird auf Leserecht herabgestuft. Warum Apple das nicht unterstützt, ist nicht bekannt.

Wie kann ich den IServ-Kalender mit Google synchronisieren?#

IServ unterstützt CalDAV für eine echte Synchronisation, jedoch erlaubt Google keine entsprechende Anbindung. Es ist möglich, einen Google-Kalender in IServ zu abonnieren. Dazu muss auf der Google-Seite die Privatadresse im iCalendar-Format freigeschaltet werden. Die Adresse kann als externes Abonnement eingetragen werden. Andersherum kann der öffentliche Kalender (und nur dieser) in Google abonniert werden. Dazu muss dort die öffentliche Kalenderadresse als weiterer Kalender hinzugefügt werden.

Warum können keine Farben für globale Kategorien vorgegeben werden?#

Kategorien sind im iCalendar-Standard eine reine Textangabe. Wenn Kategorien durch einen Administrator vorgegeben werden, werden diese den Nutzern nur als Vorschläge angeboten. Da jeder Nutzer seine Kalender und Kategorien selbst einfärben kann, machen vorgegebene Farben bei den globalen Kategorien keinen Sinn.

Warum kann ich den Klausurkalender nicht über CalDAV abonnieren?#

Alle zusätzlichen Kalender werden durch den IServ direkt auf der Weboberfläche angezeigt und nicht über den Kalenderserver bereitgestellt. Dadurch stehen sie nicht externen Anfragen zur Verfügung.

Wie kann ich den öffentlichen Kalender in meine Schulhomepage integrieren?#

Wenn Sie Ihre Homepage mit einem CMS wie Joomla!®, TYPO3 oder WordPress betreiben, benötigen Sie ein Plugin, welches den öffentlichen ICS-Feed des IServs verarbeiten kann. Wenn Sie Ihre Homepage manuell erstellt haben, benötigen Sie entsprechenden Code, der aus ICS eine HTML-Darstellung machen kann. Wir raten davon ab, die ICS-Datei via Google einzubetten, da es dort immer wieder zu Problemen mit der Aktualität der Kalenderdaten kommt.