Elternimport#

Hinweis

Nützliche Hinweise, wie Sie eine CSV-Datei aus verschiedenen Schulverwaltungsprogrammen erstellen können, finden Sie unter CSV-Export.

Wie bei dem Import von Schülerinnen und Schülern ist das Importmodul in der Lage, Eltern zu importieren. Hierzu benötigen Sie einen Datensatz im CSV-Format. Diesen können Sie im Importmodul mithilfe eines Importprofils für Eltern einspielen.

Importprofil für Eltern erstellen#

Vor dem eigentlichen Import muss ein Importprofil erstellt werden. Um ein solches anzulegen, klicken Sie unter Verwaltung → Benutzer → Import → Importprofile konfigurieren auf Eltern-Profil hinzufügen.

../../../_images/parent_import_profile_create.png

Dieses Profil soll die Spalten des Datensatzes widerspiegeln. Hierfür stehen folgende Formularfelder zur Verfügung:

  • Name: Der Name des Importprofils.

  • Benutzertyp: Ein Schlagwort für diesen spezifischen Import.

  • Trennzeichen: Das Zeichen, dass die Reihen der zu importierenden CSV-Datei voneinander trennt.

  • Begrenzungszeichen: Das Zeichen, das Werte in der CSV-Datei begrenzt.

  • Erste Zeile ignorieren: Sofern die erste Zeile zusätzliche Informationen enthält, kann diese hiermit ignoriert werden.

  • Letzte Zeile ignorieren: Sofern die letzte Zeile zusätzliche Informationen enthält, kann diese hiermit ignoriert werden.

  • CSV-Spalten: Hier ist der Inhalt der Spalten in sukzessiver Reihenfolge anzugeben.

Wichtig

Die angegebenen CSV-Spalten werden verwendet, um das automatische Zuordnen von Kindern zu ihren Elternteilen zu ermöglichen. Die Spalten Vorname, Nachname und Kind-ID müssen immer verwendet werden.

Um die Profilerstellung anschaulicher zu gestalten, folgt ein Beispiel. Es liegt folgende beispielhafte CSV-Datei vor:

../../../_images/parent_import_csv_example.png

Die passenden Einstellungen der CSV-Spalten wären hierfür folgende:

../../../_images/parent_import_example_csv_columns.png

Wichtig

In diesem Beispiel sorgen Anführungszeichen (Begrenzungszeichen) um die Adresse dafür, dass Kommata (Trennzeichen) in Adressen nicht als Trennzeichen, sondern als Teil des Inhalts verstanden werden.

Nach Erstellen des Elternprofils kann der Importprozess für die vorliegenden CSV-Dateien durchgeführt werden.

Import für Eltern durchführen#

../../../_images/parent_import_example_index.png

Zum Durchführen eines Elternimports, wählen Sie das gerade erstellte Profil aus. Nach der Auswahl wird der erwartete Aufbau der zu importierenden CSV-Datei nochmals angezeigt.

../../../_images/parent_import_example_structure.png

Hier können Sie die zu importierende Datei entweder vom eigenen Computer aus hochladen, oder über das IServ-Dateisystem auswählen. Die beispielhafte CSV-Datei liegt lokal vor, daher wird sie über Hochladen ausgewählt. Nachdem das Hochladen abgeschlossen ist, wird mit Klick auf Vorschau der Änderungen fortgefahren.

In der darauffolgenden Ansicht werden Eltern angezeigt, die hinzugefügt oder geändert werden. Da in diesem Beispiel nur Eltern hinzukommen, werden auch nur hinzuzufügende Benutzer angezeigt.

Bemerkung

Aktuell werden beim Import von Eltern keine Benutzerkonten gelöscht. Eltern ohne Kind-IDs werden nicht angelegt.

../../../_images/parent_import_example_preview.png

Gruppen werden für Eltern zum momentanen Zeitpunkt nicht unterstützt, weshalb die Liste auf der darauffolgenden Seite leer ist.

In Schritt 3 von 4 werden alle Änderungen nochmals angezeigt. Mit Klick auf Übernehmen und akzeptieren der erscheinenden Warnung, beginnt der Importvorgang.

Das Importprotokoll#

Auf der folgenden Seite sehen Sie das Protokoll des gerade durchgeführten Importprozesses.

../../../_images/parent_import_result_overview.png

Im Fall dieses Beispiels, wurden alle vier Eltern erfolgreich importiert. Weitere Informationen zu den jeweiligen Eltern und deren Benutzerkonten können Sie durch Klick auf den Benutzer im Protokoll einholen. In Fehlerfällen finden Sie hier Angaben darüber, warum Eltern nicht importiert werden konnten.

Kontrolle der Daten#

Unter Verwaltung → Benutzer → Eltern können Sie alle Benutzerkonten für Eltern einsehen, also auch die gerade erfolgreich importierten.

../../../_images/parent_import_result_list.png

Import von Eltern mit mehreren Kindern#

In unserem Beispiel wurden zwei Eltern mit demselben Kind verknüpft. Die Verknüpfung eines Elternteils zu mehreren Kindern ist ebenso möglich und verläuft je nach Quelldaten unterschiedlich. Die Zuweisung erfolgt automatisch, sofern die Eltern mehrere Einträge in einer einzelnen CSV-Datei und damit mehrere Verknüpfungen zu verschiedenen Kindern haben. Ein Beispiel hierfür ist folgender Datensatz:

../../../_images/parent_import_csv_example_multiple_children.png

Auf dieselbe Weise wie beim vorherigen Import wird ein Benutzerkonto mit zwei eingetragenen Kindern erstellt.

../../../_images/parent_import_result_list_assoc.png

Zum Umgang mit Datensätzen, die auf mehrere CSV-Dateien aufgeteilt sind, finden Sie unter Änderung von Datensätzen und Beziehungen weitere Informationen.

Änderung von Datensätzen und Beziehungen#

Sollten sich Kenndaten der Eltern ändern, oder Kinder eingeschult werden bzw. die Schule verlassen, können die Datensätze über einen Import aktualisiert werden.

Achtung

Beim Import werden nur Benutzerkonten mit gleichem Importtyp für eine Aktualisierung in Betracht gezogen.

Neue Beziehungen hinzufügen#

Sollen neue Eltern-Kind Beziehungen hinzugefügt werden, kann eine CSV-Datei mit den zu aktualisierenden Datensätzen importiert werden. Ein Beispiel hierfür wäre folgende CSV-Datei, welche zwei neue Beziehungen für bestehende Eltern beinhaltet:

../../../_images/parent_import_csv_example_add_relation.png

Beachten Sie hierbei, dass in der Übersicht der Änderungen zwei bereits bestehende Elternaccounts gelistet sind.

../../../_images/parent_import_second_csv_changes.png

Vorhandene Beziehungen löschen#

Wird das Benutzerkonto einer Schülerin oder eines Schülers gelöscht, werden auch bestehende Verbindungen zu den jeweiligen Eltern gelöscht. Das Benutzerkonto des Elternteils wird dabei nicht automatisch gelöscht.

Alternativ kann eine Beziehung in der Detailansicht einzelner Elternteile unter Verwaltung → Benutzer → Eltern händisch hinzugefügt oder gelöscht werden.

Wichtig

Die jeweils letzte Beziehung kann nicht händisch entfernt werden.

Kenndaten von Elternteilen ändern#

Ändern sich Daten wie Adresse, Telefonnummer oder Nachname von Elternteilen, können diese über einen Import aktuell gehalten werden.

In folgendem Beispieldatensatz ändert sich sowohl Anschrift als auch Nachname eines Elternteils:

../../../_images/parent_import_csv_example_modifications.png

In der Übersicht werden die Änderungen an einsehbaren Kenndaten angezeigt:

../../../_images/parent_import_change_details.png

Hinweis

In der IServ-Oberfläche werden ausschließlich importierte Namen, Vornamen und Kinder angezeigt. Weitere Daten werden ausschließlich für die Zuordnung von zu importierenden Datensätzen zu bestehenden verwendet.

Elternaccounts löschen#

Zum momentanen Zeitpunkt kann es vorkommen, dass Eltern ohne verbundene Kinder existieren. In der Übersicht der Elternaccounts können Sie nach Eltern ohne Kinder filtern und löschen.

../../../_images/parent_import_delete_no_kids.png

Hinweis

Die automatische Löschung von Elternaccounts ohne verknüpfte Kinder ist in Umsetzung.

Registrierung von importierten Eltern#

Sofern Ihr Import erfolgreich ablief, können Sie nun mit der Registrierung von Eltern fortfahren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Registrieren von Eltern.