Hinweis

Das Modul Elternbriefe wird schrittweise weiterentwickelt, hierfür freuen wir uns über Ihr konstruktives Feedback, welches Sie per E-Mail an feedback+eltern@iserv.de richten können. Zu aktuell in Entwicklung befindlichen Funktionen und finden Sie unter Roadmap weitere Informationen. Beachten Sie auch die Sektion Häufig gestellte Fragen.

Elternbriefe#

Das Elternbriefe-Modul bietet die Möglichkeit, Briefe an registrierte Erziehungsberechtigte zu senden. Lehrkräfte können die Briefe an Gruppen von Schüler(innen) und/oder einzelne Schüler(innen) senden. Die Erziehungsberechtigten der Schüler(innen) erhalten diese Briefe und können darauf antworten. Elternbriefe ohne Ersteller(in) und Empfänger(innen) werden automatisch gelöscht.

Für Lehrkräfte#

Postfach#

Das Postfach für Lehrkräfte wird durch Klick auf Elternbriefe in der Seitennavigation geöffnet. Im Postfach werden alle vom angemeldeten Benutzer verfassten Elternbriefe in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle enthält eine Übersicht aller wichtigen Informationen zu einem Brief. Neben dem Betreff, den Empfängerinnen und Empfängern und dem Erstellungsdatum wird auch der aktuelle Stand der Rückmeldungen zu einem Brief dargestellt. Dabei ist jeweils die Anzahl der erwarteten und die Anzahl der bereits erhaltenen Rückmeldungen in einem Fortschrittsbalken zu sehen.

Die einzelnen Tabellenspalten können durch Klick auf die Spaltenüberschrift auf- bzw. absteigend sortiert werden. Durch Klick auf den Titel eines Elternbriefs wird die Detailansicht des jeweiligen Briefs geöffnet.

Elternbrief schreiben#

Einen neuen Elternbrief können Sie mit einem Klick auf Elternbrief schreiben verfassen.

Im Feld Titel muss der Betreff des Briefes angegeben werden.

Darunter können Sie die Empfänger angeben. Ein Brief kann an die Eltern einer oder mehrerer Gruppen von Schüler(innen) und/oder direkt an die Eltern von einzelnen Schüler(innen) adressiert werden. Gruppen- und Einzelempfänger(innen) können beliebig kombiniert werden. Es muss mindestens ein Gruppen- oder ein Einzelempfänger angegeben werden.

Optional können Sie weitere Absender(innen) hinzufügen. Diese werden ebenfalls Zugriff auf den Inhalt des Elternbriefs erhalten und eventuelle Rückmeldungen einsehen können.

Darunter muss der Inhalt des Briefs verfasst werden.

Im Feld Anhang können Sie Dateien an den Elternbrief anhängen. Diese Dateien werden den Eltern beim Lesen des Elternbriefs zum Download angeboten.

Hinweis

Dateianhänge werden in den Formaten PDF, PNG und JPG akzeptiert und haben eine maximale Dateigröße von 50 MB.

Des Weiteren stehen die folgenden Rückmeldeoptionen zur Verfügung:

Rückmeldung: Hier kann angegeben werden, ob und welche Art von Rückmeldungen von den Eltern gefordert ist. Folgenden Optionen stehen zur Auswahl:
- Keine: Es ist keine Rückmeldung erforderlich
- Als gelesen markieren: Eltern können den Brief als gelesen markieren
- Zustimmen / Ablehnen: Eltern können als Rückmeldung eine Zustimmung oder Ablehnung senden
Freitextantwort: Hier kann mit (deaktiviert / aktiviert) angegeben werden, ob Eltern als Rückmeldung eine Textantwort senden können.

Durch Klick auf Senden wird der Elternbrief an die angegebenen Empfänger versendet.

Warnung

Der Brief kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden.

Detailansicht#

In der Detailansicht eines Elternbriefs wird der gesendete Brief inkl. der angegebenen Empfänger angezeigt.

Der angezeigte Elternbrief kann vom Absender durch Klick auf Löschen gelöscht werden.

Warnung

Bei Löschen des Briefs werden alle Dateianhänge mitgelöscht und stehen daraufhin nicht mehr zur Verfügung.

Rückmeldungen#

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, in der Detailansicht gegebene Rückmeldungen und ggf. Antworten zu sehen. Ist ein Antworttext zu lang, wird dieser abgeschnitten und mit drei Punkten dargestellt.

Hinweis

Wollen Sie sich den ganzen Text anzeigen lassen, klicken Sie bitte auf Mehr anzeigen. Wollen Sie den Text wieder einklappen, klicken Sie bitte auf Weniger anzeigen.

Rückmeldungen drucken#

Sollten Sie die Rückmeldungen in gedruckter Form benötigen, können Sie diese über einen Klick auf Rückmeldungen drucken herunterladen. Nach dem Klick wird ein PDF erstellt, welches Antworten nach Kindern sortiert darstellt. Separat werden Kinder, für die noch keine Antwort eingegangen ist, gruppiert dargestellt.

Archiv#

Sie haben die Möglichkeit, Elternbriefe in ein persönliches Archiv zu verschieben, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

Die archivierten Elternbriefe werden Ihnen dann nur noch im Reiter Archiv angezeigt.

Um einen Elternbrief zu archivieren, klicken Sie in der Detailansicht auf Archivieren, oder auf Wiederherstellen, um dies rückgängig zu machen.

Im Postfach haben Sie außerdem die Möglichkeit mehrere Elternbriefe auf einmal zu archivieren. Im Archiv können Sie mehrere Elternbriefe auf einmal wiederherstellen.

Für Eltern#

Postfach#

Das Postfach für Eltern wird durch Klick auf Elternbriefe im Seitenmenü geöffnet. Im Postfach werden alle an die Kinder des angemeldeten Elternteils adressierten Briefe in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle enthält den Betreff, den Absender, eventuelle weitere Absender und das Erstellungsdatum des Briefs. Zusätzlich ist dort das Kind zusehen, an das der Brief adressiert wurde.

Hinweis

Sollten Sie mehrere Kinder an der Schule haben und ein Brief ist an mehrere Ihrer Kinder adressiert, wird dieser Brief für jedes der Kinder einzeln aufgeführt, damit Sie für jedes einzeln antworten können.

In der Spalte Empfänger wird dargestellt, an welche Gruppen des Kindes der Brief adressiert wurde und/oder ob der Brief direkt (Persönlich) adressiert wurde.

Detailansicht#

In der Detailansicht eines Elternbriefs wird der empfangene Brief für das jeweilige Kind angezeigt. An den Brief angehängte Dateien sind hier zu finden. Diese können Sie mit einem Klick auf die jeweilige Datei herunterladen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eine Rückmeldung zu dem geöffneten Elternbrief zu geben.

Rückmeldung#

Je nach Typ des Elternbriefes haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lesen ohne zu reagieren
Als gelesen markieren
Zustimmen
Ablehnen

Wenn die Freitextoption gewählt wurde, steht Ihnen zusätzlich ein Texteditor zur Verfügung. Mit diesem können Sie eine Antwort an alle Absender schreiben, z.B. worauf bei Ihrem Kind geachtet werden muss.

Wenn Sie eine Antwort in den Texteditor geschrieben und diese abgeschickt haben, können Sie sich diese im Nachhinein erneut ansehen und bearbeiten. Dafür müssen Sie nur erneut den entsprechenden Elternbrief öffnen. Um Ihre Antwort zu bearbeiten, klicken Sie auf Antwort bearbeiten. Dateianhänge können auch nach Abschicken Ihrer Antwort weiterhin heruntergeladen werden.

Archiv#

Sie haben die Möglichkeit, Elternbriefe in ein persönliches Archiv zu verschieben, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

Die archivierten Elternbriefe werden Ihnen dann nur noch im Reiter Archiv angezeigt.

Um einen Elternbrief zu archivieren, klicken Sie in der Detailansicht auf Archivieren, oder auf Wiederherstellen, um dies rückgängig zu machen.

Im Postfach haben Sie außerdem die Möglichkeit mehrere Elternbriefe auf einmal zu archivieren. Im Archiv können Sie mehrere Elternbriefe auf einmal wiederherstellen.

Roadmap#

Geplant sind folgende weitere Funktionen:

Dateianhänge in Rückmeldungen

Ausdrucken von Rückmeldungen

Filter in Postfächern der Eltern und Lehrer:innen

Elternbriefe für (erwachsene) Schüler:innen

Weitere Wünsche, die wir aufgenommen haben:

Darstellung von Namen nach persönlicher Einstellung (Reihenfolge Vor- & Nachname)

E-Mail-Benachrichtigungen

Abgabedaten

CSV-Export für Rückmeldungen

Ordnerstruktur

Freigaben an Kolleg:innen

Formulare

Konfigurierbare Antwort-Optionen

Geplant bedeutet, dass wir uns im aktuellen Entwicklungszyklus aktiv mit der Funktion auseinandersetzen, diese gestalten, programmieren und testen. Dies ist keine Garantie, dass die jeweiligen Funktionen am Ende des aktuellen Zyklus veröffentlicht werden.

Hinweis

In diesen Prozess fließt nicht nur das interne Feedback ein, sondern auch Ihres! Sollten Sie Feedback oder Funktionswünsche haben, schicken Sie diese per E-Mail an feedback+eltern@iserv.de.

Beachten Sie bitte, dass wir aufgrund der großen Menge an erhaltenem Feedback nicht jede E-Mail zeitig und persönlich beantworten können. Nichtsdestotrotz nehmen wir jede Feedback-E-Mail ernst und lassen diese in unsere Entwicklung mit einfließen.

Häufig gestellte Fragen#

Ich kann meinen erstellten Elternbrief nicht editieren, warum?

Grund hierfür ist, dass wir auch in seiner digitalen Form den Briefcharakter eines Elternbriefes erhalten wollen.

Kann ich einen Elternbrief an die ganze Schule schreiben?

Bisher nicht, da die technischen Voraussetzungen hierfür noch nicht gegeben sind. Diese Funktion wird momentan in der Entwicklung diskutiert. Sobald wir eine Lösung hierfür gefunden haben, die in einer neuen Funktion aufgeht, finden Sie den momentanen Status unter dem Punkt Roadmap.

Kann ich Briefe direkt an Schülerinnen und Schüler schicken?

Wir sind aktiv dabei, uns Gedanken über die Umsetzung dieses Features zu machen. Vor allem im Hinblick auf volljährige Schülerinnen und Schüler sehen wir dies als wichtige Funktion.

Wo finde ich Informationen zu Klassengeld?

Informationen zu den Funktionen von Klassengeld finden sie in unserer Dokumentation dazu. Diese Dokumentation finden sie hier: Klassengeld.