Stunden- und Vertretungsplan (Virality GmbH)#

Stunden- und Vertretungsplan (wenn das Paket IServ Stunden- und Vertretungsplan von Virality GmbH gebucht ist).

Für Admins#

Admins im Stundenplanmodul sind IServ-Nutzer mit den Rollen Administration/ Schulleitung/ Verwaltung und können Stunden- und Vertretungspläne einpflegen.

Voraussetzungen#

Bei Lehrern muss im Feld „IServ → Verwaltung → Benutzer → bearbeiten → Import → Klasse/Information“ das Kürzel des Lehrers hinterlegt werden, um die Funktion des Moduls zu gewährleisten.

Bei Schülern sollte im Feld „IServ → Verwaltung → Benutzer → bearbeiten → Import → Klasse/Information“ die Hauptklasse des Schülers angegeben werden, damit Klassen korrekt abgebildet werden.

Genauere Informationen zur Benutzersynchronisation können in der Dokumentation zum Klassenbuch-Modul im Punkt “Berechtigungen und Einstellungen im Digitalen Klassenbuch” eingesehen werden.

In den Einstellungen im Modul (Zahnrad-Button) kann festgelegt werden, ob Lehrer, Eltern und Schüler die Informationen zu Stunden- und Vertretungsplan einsehen können.

Stundenplan-Basisdaten eingeben#

Grundvoraussetzung für die Funktion des Klassenbuchs ist das Anlegen von Stunden mit deren Zeiten und Fächern. Räume und Block-Wochen (bei nicht wöchentlich stattfindendem Unterricht) können optional angelegt werden.

Wird der Stundenplan aus einem anderen Planungsprogramm importiert, können Fächer, Räume und Block-Wochen (ohne Zeiträume) beim Import angelegt werden.

Stundenplan einpflegen#

Im Menüpunkt Stundenplan wird der aktuell gültige Stundenplan hinterlegt. Dieser kann manuell eingegeben oder über die vorhandenen Importschnittstellen hochgeladen werden.

Manuelle Stundenplaneingabe#

Manuelle Änderungen am Stundenplan werden am folgenden Morgen in das Klassenbuch synchronisiert.

Kurse erstellen#

Nach Eingabe der Basisdaten Stunden, Fächer und ggf. Räumen und Block-Wochen werden die Kurse erstellt. Im Kurs wird definiert, in welcher Klasse/ Schülergruppe in welchem Fach bei welchen Lehrern ein Unterricht stattfindet.

Bereits existierende Kurse werden in der Liste angezeigt. Nach Auswahl von Klasse/ Gruppe, Fach und Lehrer kann über das “+” ein neuer Kurs hinzugefügt werden.

Stundenplaneinträge eingeben#

Im Tab Stundenplan werden die im Tab Kurse definierten Kurspakete den Stunden zugeordnet, in welchen sie stattfinden.

Nach Auswahl eines Lehrers, einer Klasse/ Gruppe oder eines Raums öffnet sich für den gewählten Parameter eine digitale Stecktafel. Mit Klick auf das “+” in einer Stunde öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem der Kurs gesetzt und weitere Informationen eingegeben werden können.

Hinweis: An dieser Stelle werden keine verknüpften Gruppen zur Klasse angezeigt. Klassenübergreifender/ in Teilgruppen stattfindender Unterricht muss in der Klassenansicht im “Plan der Gruppe”, nicht in dem der Klasse eingegeben werden.

Stundenplan aus anderen Stundenplanungsprogrammen importieren#

Soll der Stundenplan aus einem externen Programm hochgeladen werden, wählen Sie nach Eingabe der Basisdaten den Reiter Upload aus und wählen Ihre eingesetzte Stundenplanungssoftware aus.

Der Import stößt direkt eine Synchronisation der Stunden ins Klassenbuch an. Dabei werden nur zukünftige, nicht bearbeitete Dokumentationen überschrieben. In der Vergangenheit liegende und ausgefüllte Dokumentationen bleiben erhalten.

Allgemeine Hinweise#

Für den Import ist wichtig, dass bei Lehrern das korrekte Kürzel hinterlegt ist. Einträge in der Importdatei ohne Lehrer werden ignoriert. Tauchen in der Datei Lehrerkürzel auf, die keinem Benutzer zugeordnet werden können, werden Sie darauf hingewiesen. Tragen Sie die fehlenden Informationen nach und starten den Upload erneut.

Auch Klassen/ Schülergruppen und Block-Wochen werden anhand des Kürzels in der Datei zugeordnet. Unbekannte Klassen- oder Gruppenkürzel können Sie im Rahmen des Imports bestehenden Gruppen zuordnen. Bleiben nach dem Speichern der Zuordnungen noch Kürzel übrig, welche nicht zugeordnet werden können, sind die zugehörigen Gruppen wahrscheinlich in der IServ-Verwaltung noch nicht angelegt. Sie können diese Einträge entweder ignorieren oder den Stundenplanupload an dieser Stelle abbrechen und nach dem Anlegen der Gruppen in der Verwaltung neu starten. Die Liste der nicht zugeordneten Gruppenkürzel kann im Dialog über die Checkboxen exportiert werden. Unbekannte Block-Wochen können im gleichen Dialog zugeordnet oder neu erstellt werden. In jedem Fall müssen die Zeiträume im Tab Block-Wochen definiert werden.

Schnittstellen#
Untis#

Aus Untis können die Daten als DIF-Dateien exportiert werden.

  • Für den allgemeinen Stundenplan ist der Import der GPU001.TXT ausreichend.

  • Sollen Schülergruppen und Block-Wochen (Unterrichtsgruppen) berücksichtigt werden:

  • Zusätzlich Export der Unterrichtsdaten (GPU002.TXT)

  • Verpacken von GPU001.TXT und GPU002.TXT in eine zip-Datei (Hinweis: GPU002.TXT muss genau so benannt sein.)

ABCSoft (SPM++)#

Aus ABCSoft mit dem Modul SPM++ können je nach Version Stundenpläne als Excel- oder CSV-Datei exportiert werden.

Excel-Export (“Lehrer_U.xlsx“)über “Ausgabe → Excel-Stundenpläne direkt erstellen” mit folgenden Einstellungen:

  • Auswahl: Lehrer

  • Ausgabereihenfolge: 1. Fach, 2. Lehrer, 3. Raum, 4. Klasse, 5. Name

  • alle Einträge selektieren

  • Art: Übersichtspläne

CSV-Export (“Lehrer1.CSV”) über die Funktion “Stundenpläne in Excel erstellen”

  • Klick auf “Alle selektieren”

  • Mit Klick auf “Weiter” erhalten Sie die CSV-Dateien. Nur “Lehrer1.CSV” kann importiert werden.

Indiware#

JSON-Gesamtexport über “Stundenplanmodul → Projekt auswählen → Vertretungen planen → Export → → Export universell konfigurieren”:

Konfiguration mit folgender Auswahl:

  • Informationen: Stammdaten und Stundenplan (ohne Vertretungen auswählen)

  • Stammdaten: alles außer Schüler und Bereitschaften auswählen

  • Stundenplan (ohne V.): alle wählen

  • Vertretungsplan: nicht wählen

DaVinci#

JSON-Export über “Exportieren → DAVINCI JSON-Daten exportieren“:

  • Zeitraum: Alle Wochen

  • Auswahl: Klasse,

  • alle Haken setzen

Tabulex#

Excel-Export über “Datei → Stundenplan-Export“ mit folgende Optionen:

  • Variante: Klasse_Stundenplan

  • Ansicht: jede Woche auf einer Seite

  • Wählen Sie aus “Verfügbare Elemente” die gewünschten Klassen aus

Willi2#

Export des Stundenplans als .BAL-Datei.

DieSchulApp#

JSON-Export: - In Entwurfsliste: Export oder - Im geöffneten Entwurf: Abschließen

Vertretungsplan#

Der Vertretungsplan kann im Modul Stundenplan im Tab Vertretungsplan mit Klick auf den Bearbeiten-Button eingepflegt werden.

Vertretungen werden direkt ins Klassenbuch synchronisiert: Dokumentationen für ausfallende Stunden werden als “entfallen” markiert und tauchen nicht mehr in Dokumentationen → Fehlende Dokumentationen auf. Für Vertretungsstunden werden eigene Dokumentationen angelegt, die beim Vertretungslehrer auch unter “Mein Tag” auftauchen.

Wichtig: Für die Vertretungsplanung müssen zwingend Lehrerkürzel hinterlegt sein.

Manuelle Vertretungsplanung#

Zunächst wird für den abwesenden Lehrer die Fehlzeit eingegeben. Das ist entweder direkt im Tab “Vertretungsplanung” oder aber im Tab “Fehlzeiten” möglich. In letzterem können die Fehlzeiten für einzelne Lehrkräfte eingesehen werden.

Anschließend sieht man in der Vertretungsplanung, welche Stunden auf Basis des Stundenplans vertreten werden müssen (rot markiert). Nach Auswahl der Stunde kann die Vertretung eingegeben werden. Der Vertretungslehrer kann im Dropdown direkt ausgewählt werden. Alternativ kann über den Button “Vertretung finden” nach einem passenden Vertretungslehrer gesucht werden. Wird kein Vertretungslehrer ausgewählt, wird die Stunde als entfallen angezeigt.

Mit Klick auf Speichern passiert Folgendes: Die Stunde wird in der Planungsübersicht blau markiert. Die Vertretung wird im Modul Stundenplan → Vertretungsplan den Nutzern angezeigt, für die die Information freigegeben wurde. Die Vertretung wird ins Klassenbuch synchronisiert.

Im Tab Nachrichten können innerhalb des Menüpunkts “Vertretungen” Informationen mit Schülern und/ oder Lehrern geteilt werden.

Vertretungsplanimport aus anderen Programmen#

Soll der Vertretungsplan aus einem externen Programm hochgeladen werden, wählen Sie im Tab Upload Ihre eingesetzte Vertretungsplanungssoftware aus.

Der Import stößt direkt eine Synchronisation der Stunden ins Klassenbuch an.

Hinweis: Einträge mit unbekannten Klassen- oder Lehrerkürzeln werden übersprungen.

Schnittstellen#
Untis#

Export der DIF-Datei GPU014.TXT

ABCSoft VPM#

XML-Export unter “Diverses → Einstellungen” konfigurieren:

Übersicht über Konfiguration#

Über “Diverses → HTML Ausgaben” kann auch die XML-Datei exportiert werden.

Indiware#

JSON-Export im Modul “Vertretungen planen” auf der Schaltfläche „JSON-Export“ (dargestellt als: { })

Import automatisieren#

folgt

Für Lehrer#

Stundenplan kann eingesehen werden. Eigene Vertretungen können eingesehen werden, die der Kollegen dann, wenn dies in den Einstellungen aktiviert ist. Stunden- und Vertretungsplan werden ins Klassenbuch synchronisiert.

Für Eltern und Schüler#

Stunden- und Vertretungsplan kann eingesehen werden, wenn es in den Einstellungen erlaubt wurde.