Wolke#

Das Modul Wolke ist eine zentrale Dateiablage mit einem breiten Funktionsumfang, wie dem Teilen, Bearbeiten und Löschen von Dateien. Ist das Modul Collabora installiert, können Textdokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Web über integrierte Editoren kollaborativ bearbeitet werden.

Sie erreichen die Wolke über das Modul Dateien über den Reiter Wolke. Dort abgelegte Dateien und Ordner werden getrennt vom eigentlichen Dateibereich lokal auf dem IServ gespeichert.

Hier können Sie unter anderem Dateien und Ordner einzelnen Personen freigeben und über öffentliche Links auch für Außenstehende zugänglich machen.

Vorsicht

Achtung! Die initiale Benutzer-Synchronisation kann je nach Schulgröße bis zu einer halben Stunde dauern und eine erhöhte Serverlast verursachen. Solange Ihr Account nicht synchronisiert wurde, erhalten Sie beim Anmelden bei Wolke den Hinweis „Konto nicht bereitgestellt“.

Startseite#

Zunächst sehen Sie hier alle Ihre angelegten Ordner oder Dateien, durch die Sie navigieren können. Auch Ordner und Dateien, die Ihnen von anderen freigegeben wurden können Sie hier finden. Über das Plus können Sie Dateien von Ihrem Computer hochladen, sowie neue Ordner oder Textdokumente erstellen. Mehr Informationen zu den Textdateien finden Sie im Abschnitt Office in Wolke.

Außerdem können Sie bestehende Ordner oder Dateien herunterladen oder löschen, indem Sie die drei Punkte an der rechten Seite der jeweiligen Zeile anklicken und die gewünschte Option auswählen.

Verschieben lassen sich Dateien und Ordner ebenfalls über das Drei-Punkte-Menü, wobei sich hier ein weiteres Fenster öffnet, in welchem Sie den gewünschten Ablageort auswählen können. Sie können Dateien und Ordner alternativ durch Drag-and-Drop verschieben, sie also anklicken und mit der Maus an den gewünschten Zielort ziehen.

Teilen von Dateien und Ordnern#

Über das Symbol links neben den drei Punkten können Sie Dateien und Ordner mit anderen Nutzern teilen.

Beim Anklicken öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite.

Neben dem 3-Punkte-Menü finden Sie zudem einen Teilen-Button, über den Sie direkt erkennen können, ob eine Datei oder ein Ordner bereits freigegeben wurde.

Hinweis

Auf Smartphones oder anderen Geräten mit wenig horizontalem Platz ist dieser Button aus Platzgründen ausgeblendet. Sie finden stattdessen im 3-Punkte-Menü die Option Freigabeoptionen anzeigen.

Direkte Freigabe an Personen oder Gruppen#

Alternativ können Sie im rechten Seitenmenü in der Suchleiste nach einer gewünschten Person oder Gruppe Ihrer Föderationsgemeinschaft suchen und die Datei oder den Ordner direkt freigeben.

Freigegebene Personen oder Gruppen erscheinen anschließend in einer Liste unter der Suchleiste. Über die drei Punkte neben einem Eintrag können Sie:

  • Freigaben bearbeiten

  • Berechtigungen anpassen

  • Eine Notiz an den Empfänger senden

  • Die Freigabe aufheben

Freigaberechte#

Je nach Umgebung stehen unterschiedliche Rechte zur Verfügung.

  • Lesen: Erlaubt einer Person oder Gruppe das Lesen einer Datei. Dieses Recht wird immer benötigt.

  • Bearbeiten: Erlaubt die Bearbeitung von Dateien oder Ordnern.

  • Teilen: Erlaubt einer Person oder Gruppe, den geteilten Ordner oder die Datei mit weiteren Personen zu teilen.

  • Löschen: Erlaubt das Löschen von Elementen (nur in Ordnern möglich).

  • Ablaufdatum setzen: Ermöglicht das Festlegen eines Ablaufdatums für die Freigabe.

  • Herunterladen und synchronisieren zulassen: Ermöglicht das Herunterladen von Dateien bei Gruppen- oder Personenfreigaben.

  • Notiz an Empfänger: Sendet eine Nachricht an die freigegebene Person oder Gruppe.

  • Freigabe löschen: Hebt die Freigabe für die ausgewählte Person oder Gruppe auf.

Alle freigegebenen Dateien und Ordner finden Sie außerdem unter dem Navigationseintrag Freigaben im linken Seitenmenü.

Versions-Historie#

Im 3-Punkte-Menü einer Datei bekommen Sie weitere Optionen. Klicken sie dort auf Details öffnen, öffnet sich auf der rechten Seite eine Übersicht. Dort haben Sie unter Versionen die Möglichkeit vergangene Dateiversionen einzusehen zu bearbeiten und ggf. herunterzuladen.

Aktivität#

Wählen Sie unter den Details Aktivität aus, werden Ihnen Aktivitäten wie Erstellung, Freigaben und Kommentare an einer Datei angezeigt.

Wiederherstellen von Daten#

Sollten Sie oder eine Person, die eine Freigabe für eine Datei oder einen Ordner hat, diese(n) löschen, sind Ihre Daten nicht sofort verloren. Unten links finden Sie über den Einstellungen den Navigationseintrag Gelöschte Dateien.

Dort finden Sie die gelöschten Ordner oder Dateien wieder und können diese wiederherstellen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil mit dem Schriftzug Wiederherstellen an der jeweiligen Datei oder dem Ordner. Danach können Sie die wiederhergestellten Daten an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederfinden.

Sollten Sie eine Datei oder einen Ordner unwiderruflich löschen wollen, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Option zum Wiederherstellen und wählen Sie Endgültig löschen.

Gruppenordner#

Gruppenordner sind Ordner, die einer ganzen Gruppe zur Verfügung stehen. Sie sind nicht nutzergebunden und können zentral verwaltet werden.

Mit dem Recht Gruppenordner verwalten ermöglichen Sie die Verwendung von Gruppenordnern in Wolke und somit Ordner bzw. Verzeichnisse für Gruppen anzulegen und freizugeben. Wenn Sie einen Gruppenordner erstellen wollen, klicken Sie auf ihr Profil-Icon oben rechts und dort auf Einstellungen.

Klicken Sie auf Gruppenordner, geben Sie den gewünschten Namen ein und klicken Sie anschließend auf Erstellen.

Hier können Sie ihren Gruppenordner mit folgenden Optionen konfigurieren

Gruppe

Wählen Sie Gruppen aus, die Zugriff auf den Gruppenordner bekommen sollen. Es können ausschließlich die Gruppen auf den Ordner zugreifen, welche angegeben werden. Wurde beispielsweise die Gruppe klasse.7a ausgewählt, hat nur diese Zugriff auf den erstellten Ordner. Haben Sie eine Gruppe für die Nutzung des Gruppenordners ausgewählt, können Sie anschließend die Rechte der Gruppenmitglieder festlegen.

  • Write: Nutzer dürfen Dateien in diesen Ordner hochladen.

  • Share: Nutzer dürfen Dateien aus diesem Ordner mit anderen Nutzern teilen.

  • Delete: Nutzer dürfen Dateien aus diesem Ordner löschen.

Kontingent

Mit dem Kontingent können Sie angeben, wie viel Speicherplatz der Ordner bekommt. Damit begrenzen Sie die Größe aller Dateien, die in den Ordner gelegt werden können. Wurde beispielsweise 1 GB ausgewählt, können insgesamt nur 1 GB an Dateien in dem Gruppenordner abgelegt werden.

Als Kontingent haben sie verschiedene Optionen zur Auswahl.

  • 1 GB

  • 5 GB

  • 10 GB

  • Unlimited: unbegrenzt

  • Other: selbst definiertes Kontingent

Erweiterte Berechtigungen (Optional)

Diese Einstellung ist optional. Um sie vorzunehmen, aktivieren Sie die Checkbox. Anschließend können Sie Gruppen und Nutzer auswählen, die diesen Gruppenordner verwalten dürfen.

Die Auswahl ist auf die Gruppe, die Sie dem Gruppenordner zugewiesen haben, sowie auf deren Mitglieder beschränkt. Das Verwaltungsrecht bedeutet, dass diese Nutzer oder alle Mitglieder der ausgewählten Gruppe den Gruppenordner selbst konfigurieren oder entfernen können.

Wenn Sie einer Gruppe oder einzelnen Nutzern die Verwaltungsrechte für den Gruppenordner entziehen möchten, klicken Sie auf das x hinter dem entsprechenden Namen.

Gruppenordner löschen: Um den gesamten Gruppenordner und alle darin enthaltenen Dateien zu löschen, müssen Sie auf das Mülltonnen-Symbol Symbol drücken.

Gruppenordner verwenden#

Sie können Gruppenordner wie normale Ordner verwenden. Gruppenordner sind mit einem Gruppen-Icon gekennzeichnet.

Office in Wolke#

Wenn Sie das „IServ Office“ auf Ihrem IServ installiert haben, können Sie Office auch in Wolke benutzen.

Dateien erstellen Um eine Datei zu erstellen drücken Sie auf +, und anschließend auf die gewünschte Office Datei. Dabei haben Sie die Wahl zwischen: - Präsentation - Tabelle - Textdatei - Diagramm - Dokument

Jetzt können Sie einen individuellen Namen für die neue Datei festlegen, um diese zu erzeugen.

Anschließend wird die neue Datei im entsprechenden Office-Programm innerhalb von Wolke geöffnet.

Dateien öffnen und bearbeiten Um eine Datei zu öffnen oder zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Datei.

Die Datei wird im entsprechenden Office-Programm innerhalb von Wolke geöffnet und kann auch bearbeitet werden.

IServ Office basiert auf Collabora Office#

Weitere Funktionen werden in der Nutzerdokumentation von Collabora Office erläutert.

IServ Wolke basiert auf Nextcloud#

Weitere Funktionen werden in der Nutzerdokumentation von Nextcloud erläutert. Zudem ist unser auf Nextcloud basierender Quellcode zur öffentlichen Einsicht freigegeben.