Hinweis
Nachfolgend werden die Funktionen des neuen Abwesenheiten-Moduls beschrieben, welches mit dem Paket IServ Klassenbuch installiert wird.
Für eine genaue Verwaltung der Fehlzeiten wird die kombinierte Nutzung zusammen mit dem Klassenbuch empfohlen.
Das Modul Abwesenheiten lässt sich aber auch ohne Klassenbuch nutzen.
Dazu kann der Klassenbuch-Menüpunkt für die Nutzer durch Entziehen des Rechts „Klassenbuch aktivieren“ ausgeblendet werden.
Die Dokumentation für das alte Abwesenheiten-Modul finden Sie unter Abwesenheiten (veraltet).
Abwesenheiten (bei installiertem Klassenbuch-Paket)#
Im Modul “Abwesenheiten” können Abwesenheiten und deren Gründe eingesehen und verwaltet werden. Eltern können – je nach Einstellungen – für ihre Kinder Krankmeldungen und Beurlaubungsanträge einreichen und eine Übersicht über die Fehlzeiten ihrer Kinder erhalten. Berechtigte Nutzer können Abwesenheiten verwalten sowie Krankmeldungen, Beurlaubungen und sonstige Abwesenheiten eintragen, welche mit den Abwesenheiten im Klassenbuch verknüpft werden.
Die Daten dieses Moduls werden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung bei der Schwesterfirma Virality GmbH (Teil der IServ Gruppe) auf in Deutschland gehosteten Servern gespeichert.
Für Lehrer und Admins#
Auswahl des Moduls „Abwesenheiten“ in der Navigation öffnet die Abwesenheitsverwaltung für Lehrer und Admins. Admins in diesem Modul sind Nutzer der Rollen Administration, Schulleitung und Verwaltung (siehe auch in Benutzerverwaltung und Nutzersynchronisation)
Das Modul beinhaltet folgende Unterseiten:
Abwesenheiten#
Hier findet sich für Nutzer der Rollen Administration, Schulleitung und Verwaltung eine Übersicht über die Abwesenheiten des ausgewählten Tages.
Abwesenheiten mit Information#
Auf der rechten Seite sind die Abwesenheiten aufgelistet, welche bereits geklärt werden konnten, z.B. weil eine Krankmeldung eingereicht wurde. Hier besteht kein akuter Handlungsbedarf. Anhand des Symbols ist der genaue Status sichtbar, nach Auswahl einer Abwesenheit können weitere Informationen eingesehen werden.
Abwesenheiten ohne Information#
Gemeldete Abwesenheiten#
Auf der linken Seite “Abwesenheiten ohne Information” sieht man im Tab “Gemeldet” die von Lehrern im Klassenbuch gemeldeten Abwesenheiten, welche noch ungeklärt sind (rotes Fragezeichen-Icon) und bei welchen entsprechend Handlungsbedarf besteht.
Nach Auswahl der Abwesenheit können über das Smartphone-Symbol die Kontaktdaten der Eltern des abwesenden Schülers eingesehen werden, damit diese schnell kontaktiert werden können. Sobald klar ist, weshalb der Schüler fehlt, kann die Abwesenheit an dieser Stelle über die Buttons als Krankmeldung, Beurlaubung, Sonstige Abwesenheit oder Unentschuldigt geklärt werden. Wird der neue Status gespeichert, rutscht die Abwesenheit in die rechte Liste der “Abwesenheiten mit Information”.
Nicht gemeldete Abwesenheiten#
Im Tab “Nicht gemeldet” werden Krankmeldungen, Beurlaubungen und Sonstige Abwesenheiten aufgeführt, zu welchen keine Abwesenheit existiert. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Schüler für eine Stunde beurlaubt wurde, dann aber doch anwesend ist oder Schüler, deren Fehlen von den Eltern durch eine Krankmeldung oder Beurlaubung bereits im System hinterlegt ist, die fehlenden Schüler den unterrichtenden Lehrern jedoch noch nicht aufgefallen sind. Dies sollte mit dem Lehrer geklärt werden, um tatsächlich fehlende Schüler zu identifizieren.
Abwesenheitenkontrolle#
Hier gibt es eine Übersicht darüber, in welchen Stunden die Anwesenheitskontrolle mit Auswahl von Abwesenheiten kontrolliert in der Dokumentation bereits bestätigt wurde.
Anträge#
In diesem Tab können Beurlaubungsanträge und Abmeldungen eingesehen und bearbeitet werden.
Hinweis
Lehrern mit dem Recht „Abwesenheiten verwalten“ wird dieser Tab angezeigt, wenn sie mindestens einer Klasse als Klassenlehrer zugeordnet sind. Damit sie Anträge einsehen und bearbeiten können, muss in den Einstellungen für Anträge die Option „Klassenlehrer dürfen Beurlaubungsanträge ihrer Schüler bearbeiten“ aktiv sein.
Offene Anträge#
Liste der von Eltern eingereichten, noch nicht bearbeiteten Beurlaubungsanträge. Nach Auswahl eines Antrags kann dieser angenommen oder abgelehnt werden.
Bei Annahme eines Antrags wird eine bzw. im Falle eines sich wiederholenden Antrags werden mehrere Beurlaubungen für die entsprechenden Daten erstellt, welche in den Krankmeldungen und der Abwesenheitenstatistik zu finden sind.
Geschlossene Anträge#
In diesem Reiter findet sich die bereits angenommenen oder abgelehnten Anträge.
Abmeldungen#
Hier wird eine Liste der eingereichten Abmeldungen vom Bus, Kindergarten, Nachmittagsbetreuung (ggf. mit Abholzeit und Notiz) und Mittagessen angezeigt. Damit Eltern diese Einreichen können, müssen die Abmeldungsarten in den Einstellungen zu den Anträgen aktiviert sein. In der Liste der Abmeldungen werden auch Schüler berücksichtigt, die für den Tag krankgemeldet sind.
Tab Krankmeldungen#
In der Liste werden alle Krankmeldungen, Beurlaubungen und Sonstigen Abwesenheiten des ausgewählten Tages aufgeführt. Mit Klick auf + können diese neu erstellt werden. Das ist beispielsweise relevant, wenn Eltern ihr Kind einmal nicht über die App krankmelden, sondern diesbezüglich im Sekretariat anrufen und im Klassenbuch noch keine Abwesenheit erstellt worden ist.
Hinweis
An der Stelle sei noch einmal erwähnt, dass eine Krankmeldung allein nicht als Fehlzeit gezählt wird. Dazu muss (automatisch beim Erstellen der Krankmeldung, manuell im Klassenbuch oder der Übersicht der Abwensenheiten) eine Abwesenheit für den betroffenen Zeitraum erstellt werden. Eine Übersicht über die tatsächlichen Abwesenheiten gibt es in der Statistik, sowie für die Admins tageweise auch in .
Tab Klassenbuch#
Es handelt sich um die gleiche Ansicht, wie sie über den Menüpunkt :&guilabel:Klassenbuch zu finden ist. Eine genauere Beschreibung zur Kontrolle der Abwesenheiten im Digitalen Klassenbuch gibt es in _abwesenheiten-kontrollieren:.
Tab Statistik#
Für Eltern und volljährige Schüler#
Eltern und volljährige Schüler können im Modul “Abwesenheiten” Krankmeldungen, Beurlaubungsanträge und Abmeldungen einreichen (abhängig davon, was in und den Einstellungen zum Modul aktiviert ist). Eltern wählen über die Tabs ihrer zugeordneten Kinder das Kind aus, das als abwesend gemeldet werden soll. Der gewünschte Menüpunkt kann über den entsprechenden Button angesteuert werden.
Krankmeldung einreichen#
Nach Auswahl des Kindes öffnet sich zunächst die Seite für das Einreichen von Krankmeldungen.
Es kann für den aktuellen oder folgenden Tag eine (ganztägige) Krankmeldung eingereicht werden.
Ist die entsprechende Einstellung von der Schule aktiviert worden, können auch Krankmeldungen für einzelne Stunden eingereicht werden.
Optional kann die Krankmeldung als meldepflichtig markiert und eine Notiz formuliert werden, bevor man die Krankmeldung mit Klick auf Krankmeldung melden absendet.
Hat die Schule ein Limit festgelegt, bis wann Krankmeldungen über die App eingereicht werden dürfen, wird man nach dem Zeitpunkt darauf hingewiesen.
Das Einreichen einer Krankmeldung ist nach diesem Zeitpunkt dann nicht mehr möglich.
Unter der Möglichkeit, die Krankmeldung zu melden, werden bereits erstellte Krankmeldungen des Kindes für den aktuellen und zukünftige Tage aufgelistet und man kann diese als PDF herunterladen.
Beurlaubungsantrag einreichen#
Nach Auswahl des Buttons Beurlaubungsantrag kann man einen neuen Antrag einreichen und darunter die Liste bisheriger Anträge einsehen.
Zum Erstellen eines neuen Antrags legt man den Zeitraum fest (einmalig oder mit wöchentlicher Wiederholung bis zum eingegebenen Enddatum) und beschreibt das Anliegen in den Textfeldern Betreff und Antrag.
Optional kann ein Anhang hinzugefügt werden, bevor der Antrag mit Klick auf Antrag einreichen abgesendet wird. Ein Antrag ist zunächst “In Bearbeitung”, solange bis dieser von der Schulverwaltung angenommen oder abgelehnt wird.
In der Liste der Beurlaubungsanträge können alle Anträge des Kindes mit ihren jeweiligen Status eingesehen werden. Die Liste kann über die Suche durchsucht und über die Pfeile an den Spaltenüberschriften umsortiert werden.
Abmeldung einreichen#
Hier können einmalige oder wöchentliche Abmeldungen für die von der Schule aktivierten Kategorien eingereicht und eingesehen werden. Abmeldungen werden Lehrern nicht im Digitalen Klassenbuch angezeigt.
Ganztag#
In dem Unterpunkt können Abmeldungen von der Nachmittagsbetreuung eingereicht werden. Wenn von der Schule Abholzeiten definiert wurden, können diese hier bei Bedarf ausgewählt und eine Notiz angefügt werden.
Statistik#
Wenn die Schule diese Information in den Einstellungen für Eltern freigegeben hat, können Eltern im Menüpunkt „Statistik“ eine Übersicht über die vergangenen Abwesenheiten und die Fehlzeitenstatistik ihrer Kinder (bzw. volljährige Schüler ihre eigene) einsehen.
Hinweise zu Voraussetzungen und Einstellungen#
Für die Einrichtung, Vergabe von Berechtigungen und Einstellungen im Modul gelten die Informationen in Berechtigungen und Einstellungen im Digitalen Klassenbuch.