Hinweis
Das Modul Elternsprechtage wird schrittweise weiterentwickelt, hierfür freuen wir uns über Ihr konstruktives Feedback, welches Sie per E-Mail an feedback+eltern@iserv.de richten können.
Elternsprechtage#
Mit dem Modul Elternsprechtage organisieren Sie Sprechtage für Eltern komplett digital. Die Schulverwaltung hat die Möglichkeit Elternsprechtage zu erstellen. Lehrkräfte und Eltern sind anschließend in der Lage Sprechstunden zu buchen.
Elternsprechtage anlegen (Verwaltung)#
Über die Schaltfläche Sprechtage verwalten auf der Startseite des Moduls „Elternsprechtage“ kann die Schulverwaltung Sprechtage anlegen und absagen. Bei der Absage eines Elternsprechtags kann ein Grund angegeben werden. Dieser Grund wird als Benachrichtigung an alle Teilnehmenden verschickt.
Basisdaten#
Zunächst müssen ein Titel sowie eine Beschreibung eingegeben werden. Anschließend wird der Veranstaltungszeitraum festgelegt. Dies ist der Zeitraum, in welchem Sprechstunden stattfinden. Dann wird der Buchungszeitraum festgelegt. Dies ist der Zeitraum, in welchem Eltern Termine bei Lehrkräften buchen können sowie Lehrkräfte Termine sperren können. Nachfolgend müssen noch Anbieter und Teilnehmer festgelegt werden. Benutzer mit der Rolle Lehrer können Sprechzeiten anbieten. Als Teilnehmer können einzelne Nutzer oder ganze Gruppen angegeben werden.
Zeitraster konfigurieren#
Im nächsten Schritt wird für jeden Veranstaltungstag ein Zeitraster konfiguriert. Sie können für jeden Tag die Startzeit, die Endzeit, die Länge eines Termins und die Länge der Pause zwischen Terminen festlegen. Falls an einem Tag keine Termine stattfinden sollen, können Sie diesen mit einem Klick auf Tag ignorieren ignorieren.
Pausen festlegen#
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit einzelne Termine zu sperren, um global Pausen festzulegen. Sobald Sie den Sprechtag speichern, haben Lehrkräfte die Möglichkeit zusätzlich individuelle Blocker zu erstellen.
Übersicht#
Im letzten Schritt erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Angaben und können den Elternsprechtag speichern.
Elternsprechtag bearbeiten (Verwaltung)#
Sollten Sie Änderungen am bereits erstellten Elternsprechtag vornehmen wollen, können Sie dies im entsprechenden Elternsprechtag tun. Folgende Felder können Sie anpassen:
Titel
Beschreibung
Buchungszeitraum
Anbieter:innen (Nur neue hinzufügen)
Teilnehmer:innen (Nur neue hinzufügen)
Sprechzeiten anbieten (Lehrkräfte)#
Sind Sie als Anbieter in einem Elternsprechtag eingetragen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Termine einzusehen. Sie können sehen, welche Eltern wann einen Termin bei Ihnen gebucht haben und über welches Kind sie sprechen wollen.
Wenn Ihnen ein Zeitraum nicht passt, können Sie diesen sperren, oder bereits gebuchte Termine absagen. Sollten Sie einen gebuchten Termin absagen, wird den anderen Teilnehmenden eine Benachrichtigung hierüber geschickt. Zusätzlich können Sie Ihren Raum und Ihr Kürzel festlegen, welches Eltern beim Buchen angezeigt wird.
Sprechzeiten buchen (Eltern)#
Sobald der Buchungszeitraum beginnt, können Sie als Elternteil Termine bei den Lehrkräften Ihres Kindes buchen. Dazu wählen Sie zunächst den Elternsprechtag und die Lehrkräfte, mit denen Sie einen Termin vereinbaren wollen, aus. Anschließend können Sie Zeiträume für jeden verfügbaren Tag buchen, indem Sie auf das grüne Plus klicken. Wählen Sie zusätzlich aus über welches Kind Sie bei dem Termin reden wollen.
Wenn Sie Ihre Buchungen gespeichert haben, sehen Sie auf der Startseite des Moduls eine Übersicht über Ihre Termine.
Ihre Buchungen können Sie im Nachhinein noch überarbeiten. Hierfür klicken Sie auf Termin buchen bei dem jeweiligen Elternsprechtag. Danach wählen Sie die Lehrkraft aus, bei welcher Sie den Termin gebucht haben. In der darauffolgenden Übersicht finden Sie Ihren gebuchten Termin und können diesen bearbeiten oder löschen.
Archiv#
Unter dem Reiter Aktuelles auf der Startseite finden Sie alle aktuellen oder bevorstehenden Sprechtage. Alle vergangenen Sprechtage werden unter dem Reiter Archiv angezeigt.
Rechte#
Das Modul lässt sich über folgende Rechte in der Verwaltung konfigurieren:
An Elternsprechtag teilnehmen: Die Eltern von Nutzern mit diesem Recht dürfen an Elternsprechtagen teilnehmen.
Elternsprechtage anbieten: Benutzer mit diesem Recht dürfen Termine an einem Elternsprechtag anbieten.
Elternsprechtage verwalten: Benutzer mit diesem Recht sind berechtigt, Elternsprechtage zu erstellen und zu verwalten.
Benachrichtigungen#
Damit der Elternsprechtag reibungslos abläuft, werden Benachrichtigungen verschickt. Sobald der Elternsprechtag von der Verwaltung angelegt wurde, erhalten Lehrkräfte eine Benachrichtigung, damit diese ihre Pausen einrichten können. Zu Beginn des Buchungszeitraums werden Benachrichtigungen an die Eltern verschickt. Falls eine Buchung abgesagt wird, erhält der jeweils andere Teilnehmer eine Benachrichtigung. Abschließend wird 3 Tage vor dem Elternsprechtag über dessen Beginn informiert. Zusätzlich erhalten Teilnehmer 15 Minuten vor der jeweiligen Buchung eine Benachrichtigung, dass diese gleich beginnt.
Löschfristen für Elternsprechtage#
Im Sinne der Datensparsamkeit kann eine automatische Löschfrist für Elternsprechtage konfiguriert werden. In der Verwaltung Ihres IServs finden Sie unter die Einstellung Elternsprechtage automatisch löschen. Sofern das Ende eines Sprechtages die angegebene Anzahl an Tagen in der Vergangenheit liegt, wird dieser automatisch gelöscht. Hierfür gibt es einen Maximalwert von 365 Tagen. Ein Wert von 0 Tagen deaktiviert diese Funktion.